Vereenvoudigd Project Management proces

Define

Project Charter – bij Gate 0 biedt het project charter voldoende informatie om de opportuniteit goed te keuren voor verdere definitie (d.w.z. het mogelijk maken van een initiële filtering of selectie van projecten of opportuniteiten). Het charter bevat doorgaans doelen, doelstellingen, de business case, sponsors, teamleden, een scope statement, beperkingen en aannames.

Statement of Work (SOW) – vertelt een 'verhaal' over wat het team zal doen om het gewenste resultaat of de toekomstige status te bereiken. Hoe zal het team daar geraken?

Work Breakdown Structure (WBS) – definieer en organiseer het projectwerk volgens een resultaatgerichte opsplitsing in kleinere componenten (werkpakketten of activiteiten). De WBS kan een bijlage zijn van de SOW.

Plan

Project Plan Checklist – een op maat gemaakte checklist met kernvragen over hoe het project zal worden beheerd, uitgevoerd, opgevolgd en gecontroleerd.

Risk Assessment – een actuele lijst met risico's, gescoord op basis van ernst x waarschijnlijkheid.

Action Item List – een doorlopende lijst met acties. Ideaal gezien bevat de actielijst het probleem, het knelpunt of de opportuniteit, naast de overeenkomstige actie. Elke actie heeft een verantwoordelijke persoon en een actiesponsor.

Process Map – bijna altijd noodzakelijk als planning- en analysetool. Het kan optioneel zijn; het team moet echter verantwoorden waarom het niet nodig is.

Project Schedule – planning van activiteiten en mijlpalen, bij voorkeur in MS Project. Alternatief kan een meer informele planning worden opgesteld binnen de actielijst.

Work Breakdown Structure (update) – als resultaat van een uitgebreidere planning in deze fase, moet een update van de WBS worden uitgevoerd.

Implement

Project Status Document(en) – doorgaans MS Powerpoint-dia's die achtergrondinformatie en de status van het project bieden. De inhoud kan bestaan uit: de oorspronkelijke probleemstelling, visie, business case of verwacht resultaat/voordeel, teamleden, projectstatus (wat tot nu toe is gedaan) en volgende stappen.

Close

Lessons Learned – een projectretrospectieve kan worden toegevoegd aan de MS Powerpoint projectstatusdocumenten.

Samenvatting van de deliverables: (1) charter, (2) SOW/WBS, (3) projectplan & spreadsheet met actiepunten, (4) projectplanning indien MS Project wordt gebruikt, (5) process map en (6) projectstatusdocument. Door gebruik te maken van 3 tot 6 deliverables voor gezamenlijke projectplanning & uitvoering, in combinatie met sponsorship (gate) reviews, kan een initiatief met meerdere projecten aanzienlijk worden verbeterd.

Merk op dat de hier voorgestelde deliverables de meest basisvorm van projectmanagement mogelijk maken voor organisaties die geen middelen hebben die getraind zijn in de discipline van projectmanagement of gecertificeerde projectmanagementprofessionals. (Denk aan "projectmanagement voor niet-projectmanagers" of "projectmanagement voor core team leaders".) Merk ook op dat deze aanpak het meest geschikt is voor veel projecten met een laag risico (in tegenstelling tot één enkel project met een hoog risico).

Bovendien, als u een procesverbeteringsinitiatief nastreeft, kan het bovenstaande raamwerk worden vervangen of aangevuld door het DMAIC-denkproces: Define, Measure and Plan, Analyze, Improve, Control and Close. Een lean sigma black belt met een achtergrond in projectmanagement zou kunnen samenwerken met core team leaders voor een succesvol initiatief. Tot slot is al het bovenstaande schaalbaar en aanpasbaar om structuur en duidelijkheid toe te voegen aan het huidige projectmanagementproces van een organisatie.