De zonsverduisteringstest

Woensdag stond ik met twee brillekes in mijn zak naar de zon te kijken.

Twee, ja. Zo zot ben ik dan. Eentje gekocht in maart, eentje erbij toen ik er in juli nog eens aan dacht. Kostprijs samen: nog geen vijf euro.

Naast mij stond een man die er die ochtend zeven euro voor één had betaald. Bij het krantenkiosk om de hoek, het laatste exemplaar, zei hij er trots bij. Zeven euro voor een stukje karton met folie.

En een eindje verderop: een groepje dat gewoon stond te wachten tot iemand een brilleke wilde doorgeven.

Drie soorten mensen. Eén hemelverschijnsel. En dat verschijnsel was tot op de minuut aangekondigd, jaren op voorhand. Astronomen publiceren die tabellen decennia vooruit. Niemand op dat veld kon beweren dat hij verrast was.

Ik moest lachen, want ik zag mijn vak staan.

Elke projectdeadline is een zonsverduistering

Ik doe dit werk nu lang genoeg om een patroon te herkennen. In bijna elk project dat ik binnenkom als freelance projectmanager, is de deadline geen verrassing. De go-live datum stond in het contract. De migratie was al een jaar gepland. De wettelijke datum stond letterlijk in het Staatsblad.

En toch. Toch loopt het vaak mis op precies die datum waarvan iedereen wist dat ze kwam.

Dat heeft me lang verbaasd. Tot ik doorhad dat het nooit over de datum gaat. Het gaat over wat een organisatie doet met een datum, achttien maanden voor die datum er is.

Daar zie je dezelfde drie groepen als op dat veld.

De voorbereiden

De eerste groep heeft het brilleke op zak. Soms twee.

In projecttermen: dat zijn de organisaties waar de scope op tijd bevroren wordt. Waar iemand durft te zeggen dat feature nummer veertien naar fase twee gaat. Waar de testen beginnen terwijl er nog gebouwd wordt, niet erna. Waar het project een stuurgroep heeft die stuurt in plaats van luistert.

Saai? Absoluut. Voorbereiding is altijd saai. Het tweede brilleke kopen in juli is niks om over op te scheppen op een feestje.

Maar deze organisaties halen hun deadline zonder er een verhaal aan over te houden. En dat is precies het punt: bij hen valt er niks te vertellen achteraf.

De paniekkopers

De tweede groep belt drie weken voor de go-live.

Ik ken die telefoontjes. Iedereen die freelance doet wat ik doe, kent die telefoontjes. Er is dan opeens budget dat er acht maanden geleden niet was. De dagprijs die toen te hoog was, is nu ineens bespreekbaar. Zeven euro voor een brilleke, en snel graag.

Ik ga niet hypocriet doen: die opdrachten betalen goed. Maar ik zeg er ook altijd eerlijk bij wat de klant koopt. Geen redding, want redden kan niet meer op drie weken. Wat ze kopen is schadebeperking met een factuur. Prioriteiten hakken, een minimale versie live krijgen, en een lijst maken van alles wat naar later verschuift.

Hetzelfde resultaat als de voorbereide groep? Nee. Een deel van het resultaat, tegen drie keer de prijs, met iedereen in de stress. De kiosk wint.

De hopers

En dan de derde groep. Die staan erbij en kijken ernaar.

Het project zal wel meevallen. De leverancier zal het wel oplossen, daar betalen we hem toch voor. De IT-afdeling trekt het wel recht in het weekend. Er zal wel iemand een brilleke over hebben.

Dit is de groep waar ik het meeste schrik van heb, omdat hopen zo redelijk klinkt. Het is geen beslissing, dus niemand kan erop afgerekend worden. Tot de zon verduistert en iedereen tegelijk omhoog wil kijken.

Geleende brillekes hebben één eigenschap die mensen vergeten: ze gaan terug naar de eigenaar. Exact op het moment dat jij ze nog nodig hebt.

De test

Dus hier is de zonsverduisteringstest, en je mag hem gerust op je eigen organisatie loslaten.

Neem de belangrijkste deadline die nu ergens in jullie planning staat. Iedereen kent de datum, anders was het geen deadline. De vraag is niet of je hem kent. De vraag is: wat is er de voorbije maand concreet gebeurd omdat die datum bestaat?

Als het antwoord een lijst acties is: proficiat, groep één.

Als het antwoord "we moeten daar binnenkort eens naar kijken" is: je staat in de rij bij het kiosk. De prijs stijgt elke week.

En als het antwoord is dat iemand anders daarmee bezig is, zonder dat je weet wie: zoek alvast uit wie er een brilleke over heeft.

De volgende zonsverduistering is al gepland. Uw volgende deadline ook.

Rob Gielen is freelance projectmanager. Hij komt het liefst achttien maanden voor de deadline binnen, maar neemt ook de telefoon op als het er nog drie weken zijn. Dat laatste kost meer.