11 essentiële soft skills voor project managers

Een project is succesvol wanneer de opdracht op tijd, binnen budget en naar tevredenheid van de stakeholders wordt afgerond. De project manager stelt het team in staat om succesvol te zijn. Om een goede project manager te zijn, zeker binnen het domein van IT, is het gepast om een sterke achtergrond in technische kennis te hebben. Tenslotte kunnen niet-technische vaardigheden je helpen bij het aanpakken van zaken die inherent zijn aan projectmanagement.

Visie

Hoewel je het niet te ingewikkeld moet maken, is visie uiterst belangrijk. Je visie geeft richting en als manager heb je de controle, zodat je ervoor zorgt dat het hele team weet wat het doel is. Samen zorgen jullie voor resultaatgericht werk. 

Jouw mogelijke doelen zijn:
• Streven naar de hoogst mogelijke kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en het budget.
• Alle stakeholders helpen binnen de afgesproken tijd, terwijl je voorkomt dat de werkdruk binnen het team te hoog wordt.
• De waarde van projecten verhogen zonder aan kwaliteit in te boeten.
Zonder visie is leiderschap onmogelijk!

Luisteren

Bij elk project dat succesvol is, zie je de betrokkenheid van een luisterende project manager. Luisteren is essentieel om te leren en in contact te blijven met al je stakeholders. Luisteren biedt je de kans om de juiste vragen te stellen, om je klant en hun behoeften te leren kennen. Het is cruciaal dat je een scope en plan ontwikkelt om aan de verwachtingen van de klant te voldoen zonder je project voortdurend te moeten bijsturen.
Mensen zijn divers en kunnen daarom op verschillende manieren bijdragen aan de doelstellingen van het project. Dit werkt alleen als je weet hoe je hen elk op hun eigen manier benadert en door naar hen te luisteren.
Stel controlevragen. Door vragen te stellen, controleer je of je boodschap correct is overgekomen.

Organiseren

Om een goede project manager te zijn moet je georganiseerd zijn. In projecten is veel in beweging, en daarom hebben organisaties project managers nodig. Een Project Manager moet taken, problemen, beslissingen, mijlpalen en acties bijhouden. Dit is een vaardigheid die elke project manager zou moeten hebben."

Als de project manager een groot aantal projecten tegelijkertijd heeft lopen, is het belangrijk dat hij alle informatie per project nauwkeurig bijhoudt en bijwerkt. Doordat alle projectdetails overzichtelijk beschikbaar zijn, kan de rest van het team het project op tijd afronden zoals afgesproken met de stakeholders.
Het werk zelf moet op een logische en efficiënte manier worden uitgevoerd. Onderdeel van het organiseren kan zijn dat je als project manager onderzoekt of bepaalde delen van het werk geautomatiseerd kunnen worden.

Proactief

Project managers moeten proactief zijn. Het woord proactief wordt veel gebruikt in managementboeken, maar het is een essentiële vaardigheid voor mensen die teams, projecten of programma's leiden waarbij je te maken hebt met zowel je eigen mensen als klanten.

Een passieve project manager is nadelig voor een project. Project managers met initiatief wachten niet tot er om werkschema's, budgetposten of statusupdates gevraagd wordt. Zij verlichten het werk van hun teams en staan altijd klaar om te vertellen wat er in het verschiet ligt.
Wanneer je proactief bent, onderneem je actie, neem je initiatief en verantwoordelijkheid in alle zaken die je kunt beïnvloeden. Dit impliceert dat je ook weet hoe je die zaken waar je geen invloed op hebt, kunt beperken en loslaten. Een proactieve project manager heeft zijn plan, dashboards en risico's altijd up-to-date.
Als Project Manager ben je altijd klaar om te anticiperen op wat er mis kan gaan, of wat je klant wil of wat je team moet doen in de volgende fase. Als je niet enkele stappen vooruit denkt, loop je de feiten achterna. De beste project managers bevinden zich drie stappen, drie dagen en drie maanden in de toekomst; ze anticiperen op wat er mis kan gaan (risk and issue log) en hoe ze moeten manoeuvreren om risico's te vermijden.

Beloon proactief het gezonde gedrag van je stakeholders!

Detailgericht

De fixatie op details waar je partner af en toe gek van wordt, maakt je ongelooflijk succesvol als project manager. Je vermogen om geen enkel detail door de mazen van het net te laten glippen terwijl je begrijpt hoe ze allemaal samenwerken, houdt het project op schema. Maar aan de andere kant mag je niet overspoeld worden door alle details. Een van de sterktes van een goede project manager, zo wordt ons vaak verteld, is de 'helicopter view'. Dit is het vermogen om niet alleen de details te bewerken, maar ook afstand te nemen om het grotere geheel te zien en er de focus op te houden.

Communicatie

Er is nauwelijks iets anders te noemen dan communicatieve vaardigheden als de belangrijkste troef van een goede project manager. De meeste projecten zijn complex, en het vermogen om te communiceren met verschillende stakeholders en teamleden is de sleutel tot het succes van het project.

De primaire rol van een project manager is die van communicator. Duidelijke, consistente communicatie is essentieel voor het succes van een project. Bekwame project managers maken er hun prioriteit van om hun diverse projectleden en stakeholders te begrijpen, en ze passen hun communicatiestijl en kanaal aan om die verschillende doelgroepen te bereiken en te informeren."

Tips:
• Wees diplomatisch. Je hebt te maken met verschillende stakeholders, wat betekent dat belangen kunnen botsen. Je bent in staat om te onderbouwen waarom je bepaalde keuzes maakt en creëert begrip of draagvlak voor deze keuzes.
• Wees transparant. Wees open en vertel waarom je bepaalde keuzes maakt. Vertel het ook als je iets nog niet wilt delen met je team, zodat je in contact blijft met het team en onduidelijkheden kunt wegnemen.
• Wees duidelijk. Geef aan wat je verwachtingen zijn en kom beloften na. Dit geeft je manager, het team en je klant gemoedsrust.

Delegeren

Als goede project managers weten jullie dat je niet alles zelf kunt doen. Je zult het werk aan anderen moeten delegeren. Hiervoor is het belangrijk dat je de sterktes in je team kent, maar ook hun werklast, zodat je op de juiste manier kunt delegeren."

Begin met het delegeren van eenvoudige opdrachten. De kans is groot dat deze moeiteloos worden uitgevoerd, zodat alle partijen steeds vertrouwder raken met de situatie en de volgende taken in je project ook sneller kunnen worden opgepakt.
Geef je medewerkers de kans om fouten te herstellen. Los problemen niet zelf op, want anders leert je medewerker niets.
Als manager blijf je altijd eindverantwoordelijk voor het resultaat. Niettemin is de gedelegeerde taak nu een verantwoordelijkheid van je medewerker. Dat betekent een flinke stap terug voor jou, en dat moet zo blijven. Trap niet in de valkuil om de taak onmiddellijk weer over te nemen als je merkt dat het niet naar behoren gebeurt.

Delegatie is niet mogelijk zonder een uitbreiding van bevoegdheden. Je kunt niet van een medewerker verwachten dat hij een project succesvol afrondt zonder voldoende mogelijkheden om zelf beslissingen te nemen.
Het is het tegenovergestelde van loslaten en klinkt daarom tegenstrijdig, maar bij delegeren hoort controle. Je spreekt vooraf een bepaalde verwachting van het resultaat af, inclusief de bijbehorende deadlines.

Flexibiliteit en drukbestendigheid

Als Project Manager zul je altijd flexibel moeten blijven. Projecten kunnen ontsporen. Succesvolle project managers weten hoe ze zich moeten aanpassen en het project weer op de rails kunnen krijgen.

Veranderingen in de scope of feedback die niet altijd zo positief is als je zou willen zien, zullen flexibel benaderd moeten worden. Soms moet je gewoon terug naar de tekentafel. Hoe goed je ook plant, je zult onvermijdelijk enige chaos ervaren in een drukke markt met strakke deadlines en hoge verwachtingen van klanten. Veerkracht tonen en voet bij stuk houden geeft het team rust en biedt hen de kans om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Je zult altijd moeten werken aan de “triangle of project management”. Meer info op onze blog: /iron-triangle-in-project-management/

Realistische planner

Het team kent zijn eigen capaciteiten. Zij hebben de juiste inzichten over hun mogelijkheden. Betrek hen bij het opstellen van een realistisch plan en bepaal hoe productief je teamleden zijn. Hierdoor kun je de capaciteit bepalen en weet je hoeveel tijd er nodig is voor klanten en interne projecten. Met een realistische planning creëer je duidelijke verwachtingen bij klanten en stakeholders.

Financieel inzicht

Als project manager ben je verantwoordelijk voor het succesvol afronden van projecten. Een goede kostenbeheersing is een van de KPI's waarop je stuurt. Zorg daarom voor een goed financieel overzicht van de projecten en leg dit vast. Wijzigingen in het financieel plan kun je via een change control voorleggen aan je stakeholders.

Toon leiderschap

Als project manager toon je leiderschap. Je neemt initiatief, maakt keuzes, neemt verantwoordelijkheid en stelt het team in staat om hetzelfde te doen. Je staat open voor innovaties