Stappen voor projectplanning voor een succesvol beheer
Het opstellen van een bruikbare projectplanning is een onmisbare activiteit voor de succesvolle voltooiing van een project. De meeste projectmanagers kampen met gebrekkige planningen die leiden tot foute beslissingen. Slecht opgestelde projectplanningen bevatten een ontoereikend aantal activiteiten en middelen die nodig zijn om de taken te voltooien. Als gevolg hiervan wordt de rapportage over projectprestaties een ernstig probleem. Het projectplanningsproces omvat tools en technieken die projectteams helpen om effectieve werkschema's te ontwikkelen. In dit artikel bespreken we het belang van projectplanning en -scheduling, en de stappen in projectplanning voor succesvol projectmanagement.
Belang van projectplanning en monitoring:
Projectplanning (scheduling) is een proces waarbij wordt bepaald welke taken moeten worden uitgevoerd en welke middelen worden toegewezen om die taken in een bepaalde periode te voltooien. Een projectplanning is een document dat alle inspanningen bevat die nodig zijn om het project op tijd af te ronden. Zonder een goed en volledig werkschema kan de projectmanager de prestatieberekeningen niet maken die nodig zijn om het project op tijd op te leveren. Ook is het niet mogelijk om een effectief middelen- en kostenbeheer te voeren zonder een volledig en nauwkeurig werkschema. Om een efficiënt werkschema op te stellen, moeten enkele basisstappen voor projectplanning worden gevolgd.
Ontwikkelingsproces van de projectplanning (Projectplanningsproces & stappen)
Er zijn zeven basisstappen die moeten worden genomen om de efficiëntie van een werkschema te verbeteren.
1. Analyseer de projectscope en creëer de Work Breakdown Structure
De eerste stap van projectplanning omvat het vaststellen van het beleid en het creëren van procedures voor het maken en beheren van de projectplanning. Aan het begin van een planningsproces moet een tijdbeheerplan worden opgesteld met daarin standaarden, prestatiemeetmethoden, actualiseringsperiodes, enzovoort. Vervolgens moet dit volledig geanalyseerd worden. De projectplanning moet immers de volledige projectscope weerspiegelen om de prestaties van het hele project te kunnen analyseren. De Work Breakdown Structure (WBS), een hiërarchische structuur van de projectdeliverables, moet in deze stap worden opgezet.
2. Bepaal de projectactiviteiten
Het doel van de stap voor activiteitsbepaling is om alle activiteiten te identificeren die nodig zijn om het project te voltooien. Om alle activiteiten te identificeren, moet de projectscope worden geanalyseerd en moeten de vereisten van de stakeholders worden gedefinieerd. Activiteiten worden opgelijst en gegroepeerd onder specifieke WBS-niveaus. Zo worden bijvoorbeeld verschillende inkoopactiviteiten gegroepeerd onder de inkoop-WBS en productontwikkelingsactiviteiten onder de R&D-WBS. In deze stap moeten ook activiteitstypes zoals taakafhankelijk, milestone of level of effort worden bepaald om verschillende soorten taken te vertegenwoordigen.
3. Bepaal de middelen die nodig zijn om de activiteiten te voltooien
De resources van een project bestaan uit arbeid, materialen, apparatuur, onderaannemers, werknemers, enz. Resourceplanning en -allocatie zijn een van de meest kritische stappen in projectplanning. Een gebrekkige resourceplanning leidt tot projectvertragingen en kostenoverschrijdingen. De identificatie van de middelen, de hoeveelheden en hun beschikbaarheid moet in deze stap worden bepaald. Ook moeten de resource-toewijzingen aan activiteiten in deze stap gebeuren. Het is belangrijk om het detailniveau van de middelen te bepalen om te voorkomen dat meerdere resources aan een taak worden toegewezen zonder overzicht. Middelen moeten de aard van de taak weerspiegelen.
4. Schat de duur van de activiteiten in
De activiteitsduur is de hoeveelheid werktijd die nodig is om de taak te voltooien. Het inschatten van de duur van activiteiten binnen een project kan moeilijk zijn, afhankelijk van de samenstelling van de teams en het projectuitvoeringsplan. Er zijn enkele basistools die gebruikt worden om de duur van activiteiten te bepalen, zoals Expert Judgement, Analogous Estimating, Parametric Estimating en Three-point estimation.
Afhankelijk van de projectvereisten kan de duur van activiteiten worden gedefinieerd in uren, dagen of weken. Er zijn veel types tijdsduur die worden gebruikt in projectplanningstools. Veelgebruikte types zijn Fixed Duration & Units, Fixed Duration and Units/Time, Fixed Units en Fixed Units/Time.
5. Bepaal de activiteitsafhankelijkheden (Activiteitsrelaties)
Het bepalen van de afhankelijkheden tussen activiteiten is een van de meest kritische stappen. Elke activiteit moet ten minste één voorganger en één opvolger hebben. Als u deze regel niet naleeft, kan het kritieke pad (CPM) van uw planning onjuist zijn en zal uw planning niet realistisch zijn.
Afhankelijkheden zijn de relaties tussen activiteiten die de volgorde bepalen waarin activiteiten moeten worden uitgevoerd. Er zijn vier (4) types afhankelijkheidsrelaties:
• FS: Finish to Start (Einde naar Start)
• SS: Start to Start (Start naar Start)
• SF: Start to Finish (Start naar Einde)
• FF: Finish to Finish (Einde naar Einde)
6. Analyseer de projectplanning en verfijn indien nodig
In deze stap moet de nauwkeurigheid van de planning worden onderzocht en indien nodig kan de planning gedetailleerder worden uitgewerkt. Het doel van deze stap is om te valideren of de projectplanning het geplande werk correct modelleert. Indien nodig kan een proces van resource leveling worden uitgevoerd en kunnen de resource-toewijzingen opnieuw worden geanalyseerd.
7. Monitor en controleer de projectplanning
Het monitoren en controleren van de projectplanning is de laatste stap die gedurende de gehele levenscyclus van het project moet worden uitgevoerd. De rapportage over projectprestaties maakt deel uit van deze stap en maakt gebruik van de input uit de vorige stappen. Monitoring en controle vereisen de vergelijking van geplande en werkelijke data, duur, hoeveelheden middelen en prestatiemetingen.
Earned Value Management technieken kunnen worden gebruikt; de Schedule Performance Index (SPI), Schedule Variance (SV), Cost Performance Index (CPI) en Cost Variance (CV) kunnen worden berekend om de prestaties van elke taak en het volledige project aan te tonen.