Retainer vs. project-inschatting

Als consultants krijgt u vaak de vraag van zowel nieuwe als bestaande klanten hoe retainers precies werken en of ze er wel echt een nodig hebben?  

Wat is een maandelijkse retainer?

Laat me dit vereenvoudigen: een maandelijkse retainer is een overeenkomst tussen de klant en de organisatie om elke maand een vooraf bepaald aantal uren af te nemen. U hoeft niet voor de start van de maand te bepalen wat de specifieke details van elke taak zullen zijn waaraan u zult werken, hoewel de initiële uren gebaseerd zijn op een historische evaluatie van de algemene behoeften en activiteiten van de globale projecten.

Retainers worden opgesteld op basis van de scope van het werk, gecombineerd met inschattingen van design/web-uren en de behoeften op het vlak van projectmanagement voor die specifieke taak (we proberen dit te baseren op eerdere ervaringen). Na het afstemmen van de resterende punten wordt een maandelijks bedrag overeengekomen en ter bespreking aan u voorgelegd.

Als klant ontvangt u elke maand één factuur voor exact hetzelfde bedrag. Die factuur dekt een specifiek blok bureau-uren tegen een gemengd tarief over alle afdelingen heen (dit kan web-updates, grafisch ontwerp, PR, accountmanagement of wat dan ook omvatten dat door zowel het bureau als de klant is bepaald). Voor de juiste klant en projecten kan een retainer een uitstekende match zijn.

Hieronder vindt u een paar voor- en nadelen die uw organisatie kan overwegen bij een retainer-gebaseerde structuur:

Voordelen

• Consistente facturatie voor beide partijen, wat betekent dat er elke maand geen verrassingen zijn.

• Klanten kunnen nauwkeuriger een jaarlijks marketingbudget ramen.

• Normaal gesproken is het uurtarief voor een retainer-structuur lager dan per project, omdat u een gemengd tarief krijgt voor het vooraf inkopen van uren.

• Het bureau kan onmiddellijk aan uw opdracht beginnen zonder dat er extra schattingen of papierwerk nodig zijn (zolang het verzoek binnen de scope valt), wat u kostbare tijd bespaart.

Nadelen

• Soms kunnen retainers ertoe leiden dat klanten vragen om werk uit te voeren zonder rekening te houden met de prioriteiten over alle projecten heen, wat de uren snel kan opslorpen.

• De klant moet kiezen wat het belangrijkste is voor de maand, aangezien de uren gebaseerd zijn op een tijdsbestek en niet onbeperkt zijn. Dit is de enige manier om binnen de toegewezen uren te werken.

• Ik kan u verzekeren: hoe minder u de woorden "buiten budget" wilt horen, hoe minder wij ze willen uitspreken. Beide partijen moeten vooraf instemmen met de uren en zich aan die afspraak houden, wat kan betekenen dat projecten halverwege de maand worden stopgezet als u al uw uren effectief hebt opgebruikt aan andere taken.

• Binnen dit ontwerp zijn er geen beperkingen op wijzigingen aan een project. We zien vaak dat revisierondes (scope creep) die niet zijn vastgelegd en doordacht, maandelijks veel uren kunnen opslorpen.

Wat zijn project-inschattingen?

Een project-inschatting is een overeenkomst voor een vooraf vastgesteld aantal uren of kosten om één specifiek project te voltooien. Dit werkt het best wanneer u precies weet wat u zoekt en het een eenmalige situatie is.

Inschattingen worden meestal gegenereerd op basis van de eerdere ervaring van het bureau. Het is een culminatie van collectieve wijsheid van de account- en designteams voor de ontwikkeling van een vergelijkbaar type werk. Zo zal ons bureau bijvoorbeeld twee tot drie ontwerpopties ontwikkelen die u kunt beoordelen. Vervolgens selecteert u één optie waarmee u verder wilt gaan voor de definitieve uitwerking. De schatting die wij verstrekken, gaat ervan uit dat er een vast aantal uren is voor klantrevisies op het gekozen concept. Extra revisies die leiden tot een overschrijding van de geoffreerde uren, resulteren doorgaans in een offerte voor een change order voordat met het extra werk wordt begonnen. De klant en het bureau blijven gedurende de hele looptijd van het project in contact om de status van de verbruikte uren te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de scope naarmate het project vordert.

Voordelen

• Er is geen doorlopende betaling voor u.

• Als u reactieve oplossingen nodig hebt voor een uitdaging, is dit een betere optie.

• Het beoordelingsproces is vaak scherper gericht, omdat de inschatting voorziet in een specifiek toegewezen hoeveelheid tijd (of aantal) voor revisies.

Nadelen

• Er kan niet aan uw project worden begonnen voordat een formele offerte door uw team is ondertekend. Inschattingen duren meestal 1 tot 3 dagen om te maken, afhankelijk van de complexiteit van het project dat u het bureau hebt gevraagd. Dit betekent dat als u een dringend project hebt, het iets langer duurt om het op te starten.

• Dit projectproces richt zich puur op de exacte taak die is begroot; daarom is er geen ruimte voor het grotere geheel van uw merk.

• Soms kan het werk wat langer duren omdat het project onbekend was en de planningen bij het bureau al volzet konden zijn.

Conclusie

Uiteindelijk is het belangrijk dat u uw behoeften communiceert aan uw Account Manager, zodat u in gesprek kunt gaan om de beste beslissing voor uw merk te bepalen en welk pad het beste zal werken. Als u vragen hebt over de opties die ik heb doorlopen, neem dan contact met ons op en laten we het gesprek over retainers versus project-inschattingen starten of voortzetten.