Agenda Project-Kick-Off Meeting

Agenda

Een agenda helpt u en uw collega's om een vergadering voor te bereiden en u door de te bespreken onderwerpen te leiden. Tijd besteed aan het plannen van een agenda zal waarschijnlijk tijd besparen voor alle deelnemers aan de vergadering door een duidelijke set onderwerpen, doelstellingen en tijdlijnen te bieden.

Small Talk

Of u de vergadering nu voorzit of bijwoont, het is beleefd om wat aan small talk te doen terwijl u wacht tot de vergadering begint. U kunt zaken bespreken die niets met de vergadering te maken hebben, zoals het weer, familie of weekendplannen.

Welkomstwoord

Zodra iedereen aanwezig is, moet de sponsor iedereen formeel welkom heten op de vergadering en de aanwezigen bedanken voor hun komst.

Projectdoelstellingen

 Het projectdoel verwijst naar het gewenste resultaat van een project. De Project Manager zal de projectdoelstellingen toelichten. Dit zijn high-level verklaringen die het projectteam een algemene context geven van wat het project zal verwezenlijken. Er kunnen verschillende soorten doelstellingen zijn, zoals prestatiedoelen, tijdsdoelen en resourcedoelen.

Project Scope

De project scope, toegelicht door de Project Manager, is het onderdeel van de projectplanning dat bestaat uit het bepalen en documenteren van een lijst met specifieke projectdoelen, deliverables, taken, kosten en deadlines. De documentatie van de scope van een project wordt een scope statement of projectdefinitie genoemd. Het legt de grenzen van het project uit, stelt verantwoordelijkheden vast voor elk teamlid en bepaalt de procedures voor hoe voltooid werk zal worden geverifieerd en goedgevonden.

Projectaanpak

De Project Manager zal de projectaanpak toelichten, wat de selectie omvat van projectmanagementpraktijken, middelen en methoden die het projectmanagementteam moet uitvoeren op basis van de specifieke, high-level projectkenmerken uit het projectcharter.

Manier van werken

Hier zijn zeven van de meest populaire types van projectmanagement, besloten door de teamleden.

• Waterfall projectmanagement.
• Agile projectmanagement.
• Scrum projectmanagement.
• Kanban projectmanagement.
• Lean projectmanagement.
• Six Sigma projectmanagement.
• PRINCE2 projectmanagement.

Volgende stappen

De stappen die u na een vergadering neemt, zijn net zo belangrijk als wat er tijdens de vergadering gebeurt. Dit is hoe de volgende stappen van de vergadering worden gedefinieerd door de teamleden.

Stel u voor: u heeft uw beste vergadering tot nu toe met uw team. U bent super enthousiast over alle ideeën die iedereen heeft ingebracht en hoe u gezamenlijk heeft besloten actie te ondernemen. Maar dan gaan er dagen – nee, weken – voorbij zonder actie of resultaat. Waar liep het mis?

Varia (V.V.T.K.)

Ook wel AOB (any other business) genoemd — gebruikt aan het einde van de agenda van een zakelijke vergadering om aan te geven dat er nieuwe onderwerpen kunnen worden aangebracht en, nog belangrijker, de manier om de teamleden te betrekken!

Samenvatting en Afsluiting

Een goede afsluiting van de vergadering door de Project sponsor moet de volgende elementen bevatten:
– Samenvatting van wat er is bereikt of beslist.
– Overzicht van wat er vervolgens moet gebeuren.
– Toewijzing van taken aan deelnemers en hun deadlines.
– Datum van de volgende vergadering.
– Woorden van dank aan de deelnemers.
– Een positieve uitsmijter.