10 stappen om een Project Manager te worden

Om u te ondersteunen in uw carrierepad als projectbeheerder, hebben we hieronder de tien belangrijkste stappen samengevat die u moet volgen om een succesvolle project manager te worden.

Stap één:

Ken de scope

Het duidelijk kennen van de doelen en objectieven van het project en weten met wie u zult samenwerken, is het logische startpunt om een project manager te worden. Dit is ook het ideale moment om zoveel mogelijk kennis te vergaren over het project en de betrokken processen, zodat u het project succesvol tot een goed einde kunt brengen. De scope kennen is één ding, maar uiteindelijk zal zoveel mogelijk weten over de systemen, processen, wettelijke vereisten en elk ander aspect dat zich waarschijnlijk zal voordoen, u op de lange termijn ten goede komen.

Stap twee:

Verwijder slechte ideeën in een vroeg stadium.

Het screenen van ideeën in een vroeg stadium zodat de slechte ideeën kunnen worden gewoed, is een no-brainer, maar is makkelijker gezegd dan gedaan. Gelukkig zijn er verschillende kernvragen die u uzelf kunt stellen om een indicatie te krijgen of een idee al dan niet levensvatbaar is:

Wat is het probleem dat u probeert op te lossen door dit project te ondernemen?

Zal het project waaraan u werkt dit probleem daadwerkelijk oplossen?

Is het project een zinvol gebruik van uw middelen?

Wat zou het gevolg zijn als het project niet wordt voltooid?

Stap drie: Risicoanalyse

Risicoanalyse is geen eenmalige oefening aan het begin van het project, aangezien de markt constant verandert en risico's schijnbaar uit het niets kunnen opduiken.

In 2016 ontdekte een enquête onder bijna 700 project managers in het Verenigd Koninkrijk dat bijna een derde van de onderzochte organisaties nooit of zelden een project op tijd, binnen het budget of met de aanvankelijk verwachte volledige voordelen voltooide. Daarom werkt een effectieve project manager zijn baseline regelmatig bij naarmate het project evolueert.

Stap vier: Communiceer regelmatig

Door vanaf het begin van het project met uw team te communiceren, kunt u de verwachtingen snel en pijnloos op elkaar afstemmen, wat u helpt om problemen later in het traject te vermijden. Hiervoor kunnen project charters helpen om de verschillende elementen in het project te verduidelijken.

Communicatie mag ook niet beperkt blijven tot enkel die leden die direct aan het project werken. Vergeet niet om andere relevante stakeholders of belanghebbenden op te nemen in uw communicatie en overleg. Dit kan formeel gebeuren via wekelijkse vergaderingen en statusrapporten, of via e-mailupdates.

Stap vijf: Kick-off van het project

De volgende stap om een project manager te worden, na het voltooien van stap vier, is de kick-off van het project. Dit vereist dat u nauwkeurig bepaalt wie uw stakeholders zijn en hen betrekt bij een kick-off meeting. Dit is een uitstekende gelegenheid om ieders verwachtingen op één lijn te krijgen, zoals hierboven vermeld, en om het project in de juiste richting op gang te trekken.

Stap zes: Documenteer en prioriteer taken

Het documenteren van taken hoeft geen ingewikkeld of kostbaar proces te zijn. Door eerst een goed inzicht te hebben in het project, zoals uiteengezet in stap één, zult u beter in staat zijn om de specifieke taken van uw team te specifiëren en te verbeteren hoe uw team bijdraagt aan het einddoel.

Als u onzeker bent over de specifieke aard van een taak of wie het best geschikt is om deze uit te voeren, vereist het worden van een project manager dat u dit uitzoekt. Wees niet bang om vragen te stellen, onderzoek te doen en online te zoeken naar een projectplan-sjabloon dat indien nodig bij uw project past.

Stap zeven: Beheer de overeengekomen scope

Alleen omdat iemand is langsgekomen en u heeft gezegd een taak toe te voegen, een andere te verwijderen of een overweging op te nemen die u oorspronkelijk niet in uw projectplan had opgenomen, betekent dit niet dat u automatisch aan die verzoeken moet voldoen. Een project manager worden vereist dat u precies dat doet: managen. Doe waar mogelijk onderzoek om te bepalen hoe deze nieuwe scope het einddoel en uw deadline zal beïnvloeden, en of het de fundamentele aard van het project zal veranderen.

Stap acht: Weet wanneer u problemen moet escaleren

Het belangrijkste voor elke project manager is om het hoofd koel te houden. Een probleem dat een groot probleem lijkt te zijn, kan in feite een eenvoudige en tijdige oplossing hebben, mits het niet onnodig wordt geëscaleerd. Als er een probleem is ontstaan dat waarschijnlijk een aanzienlijke deuk in uw project zal slaan, raadpleeg dan de relevante leden van uw team en voorzie hen van alle nodige informatie zodat een geïnformeerde beslissing kan worden genomen.

De vaardigheden die nodig zijn voor succesvol projectmanagement zijn terug te vinden in ons dagelijks leven.

Stap negen: Elimineer afleidingen

U mag niet afwijken van uw lijst met prioriteiten uit stap zes. Naarmate het project zich ontvouwt, is het natuurlijk dat iets waarvan u niet had verwacht dat het integraal deel zou uitmaken van het project, plotseling veel belangrijker is geworden. In dat geval moet u overleggen en onderzoek doen voordat u impulsieve beslissingen neemt.

Laat u bovendien niet verleiden om in uw workflow te worden onderbroken door onnodige e-mails, tekstberichten of andere kanalen die uw productiviteit kunnen doden.

Stap tien: Afronden, debriefen en leren van uw fouten

Haast u niet om naar uw volgende project over te stappen, zelfs niet nadat uw huidige project zo goed als voltooid is; dit is het moment voor zelfreflectie. Zijn de stakeholders tevreden met het resultaat? Hebt u uw doelen bereikt? Wat ging er onderweg mis?

Het begrijpen van de fouten, wat goed werkte en wat verbeterd kan worden, zal u in staat stellen een uitstekende project manager te worden.

Evenzo, als het project niet uitpakt zoals u had bedoeld, kunt u het falen omarmen als deel van het leerproces. Zoals Thomas Edison naar verluidt ooit zei: "Ik heb niet gefaald, ik heb alleen 10.000 manieren gevonden die niet werken."