Een project is succesvol wanneer de opdracht binnen de tijd, binnen budget en naar tevredenheid van de stakeholders zijn afgerond. De projectmanager stelt het team in staat om succesvol te zijn. Om een goede projectmanager te zijn, vooral binnen het domain van IT, is het aangewezen om een sterke bagage te hebben aan technische kennis. Maar niet onbelangrijk, niet-technische vaardigheden kunnen je helpen in het aangaan van de uitdagingen die inherent zijn aan projectmanagement.
Visie
Hoewel je er niet te ingewikkeld over moet doen is een visie wel ontzettend belangrijk. Door je visie geef je richting en heb je als leidinggevende het stuur in handen waardoor je zorgt dat het hele team weet wat het doel is. Samen zorg je voor resultaatgericht werk.
Jouw mogelijke doelen zijn:
• Streven naar een zo hoog mogelijke kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en budget.
• Alle stakeholders binnen de afgesproken tijd helpen, terwijl je voorkomt dat de werkdruk binnen het team te hoog wordt.
• De waarde van projecten verhogen, zonder in te boeten.
Zonder visie is leiderschap onmogelijk!
Luisteren
Bij elk project dat succesvol is zie je de betrokkenheid van een luisterende projectmanager. Luisteren is essentieel om te leren en gevoel te houden met al uw stakeholders. Luisteren biedt je de kans om de juiste vragen te stellen, om je klant en diens behoeften te leren kennen. Het is cruciaal dat je een scope en een plan ontwikkelt om aan de verwachtingen van de klant te voldoen zonder dat je steeds je project moet bijsturen.
Mensen zijn divers, en kunnen dus ook op verschillende manieren een bijdrage aan de doelen van project leveren. Dat lukt alleen als je ze ook elk op hun eigen manier weet te benaderen en door naar hen te luisteren.
Stel controlevragen. Door vragen te stellen, controleer je of jouw boodschap goed is overgekomen.
Organiseren
Om een goede projectmanager moet je georganiseerd zijn. In projecten is veel in beweging, en daarom hebben organisaties ook projectmanagers nodig. Een Project Manager moet enorm veel bijhouden, taken, problemen, besluiten, mijlpalen en acties. Dit is een vaardigheid die elke projectmanager moet hebben."
Als de project manager een flink aantal projecten tegelijk heeft lopen, is het belangrijk dat hij alle informatie per project accuraat houdt en bijwerkt. Doordat alle projectdetails overzichtelijk beschikbaar zijn kan de rest van het team het project tijdig afronden zoals afgesproken met de stakeholders.
Het werk zelf moet op een logische en efficiënte wijze worden uitgevoerd. Een onderdeel van organiseren kan zijn dat je als project manager onderzoekt of je bepaalde onderdelen van het werk kunnen geautomatiseerd worden.
Proactief
Projectmanagers moeten proactief zijn. Het woord Proactief wordt veel gebruikt in managementboeken, maar het is een essentiële vaardigheid voor mensen die teams, projecten of programma's leiden waarin je zowel met eigen mensen als met klanten te maken hebt.
Een zelfvoldane project manager is nefast voor een project. Projectmanagers met initiatief wachten niet tot ze gevraagd worden om werkschema's, budgetonderdelen of status updates. Ze verlichten het werk van hun teams en zijn altijd bereid te vertellen wat voor hen ligt.
Wanneer je proactief bent, kom je in actie, pak je initiatief en verantwoordelijkheid op alle zaken waar je invloed op hebt. Dat impliceert dat je ook die zaken waarop je geen invloed hebt weet te begrenzen en kunt loslaten. Een pro-actieve project manager heeft zijn plan, dashboards en risicos steeds up-to-date.
Als Project Manager sta je altijd klaar om te anticiperen op hetgeen fout kan gaan, of op hetgeen je klant wil of wat je team moet doen in de volgende fase. Als je niet diverse stappen vooruit denkt en bang bent om wat te missen, zal je dat waarschijnlijk ook doen. De beste projectmanagers staan drie stappen en drie dagen en drie maanden in de toekomst en anticiperen op hetgeen fout kan gaan (risico en issue log) en hoe zo te manoeuvreren dat risico's worden vermeden
Beloon pro-actief gezond gedrag van uw stakeholders!
Oog voor detail
De fixatie op details die je partner af en toe gek maakt, maakt je ongelooflijk succesvol als een projectmanager. Je vermogen om geen enkel klein detail door de mazen van het net te laten glippen terwijl je begrijpt hoe die allemaal met elkaar in verbinding staan, houdt het project op de rails. Maar daar staat wel tegenover dat je je niet moet laten bedelven door alle details. Een van de sterke punten van een goede projectmanager, krijgen we vaak te horen, is de 'helikopterview'. Dit is het vermogen om niet alleen de details te bewerken, maar ook een stapje terug te doen om het grote geheel te zien en daarop te concentreren.
Communicatie
Het zou moeilijk zijn om iets anders aan te halen dan communicatieve vaardigheden als de meest belangrijke asset van een goede projectmanager. De meeste projecten zijn complex, en het vermogen om te communiceren met verschillende stakeholders en teamleden is leidend in het succes van het project.
De voornaamste rol die een projectmanager heeft is die van communicator. Duidelijke consistente communicatie is essentieel voor het succes van een project. Kunstige projectmanagers maken het hun prioriteit om hun diverse projectleden en belanghebbenden te begrijpen, en ze passen hun communicatiestijl en -kanaal aan om die verschillende toehoorders te kunnen bereiken en te informeren."
Tips:
• Wees Diplomatiek. Je hebt te maken met verschillende stakeholders, waardoor belangen kunnen botsen. Je bent in staat om te onderbouwen waarom je bepaalde keuzes maakt en creëert begrip of draagvlak voor deze keuzes.
• Wees Transparantie. Wees open en vertel waarom je bepaalde keuzes maakt. Vertel het ook wanneer je iets nog niet wilt delen met je team, zodat je goed in verbinding blijft met het team en onzekerheden weg kunt nemen.
• Wees duidelijk. Geef aan wat je verwachtingen zijn en kom beloftes na. Daarmee geef je jouw manager, het team en je klant rust.
Delegeren
Als goede projectmanagers weet je dat je niet alles zelf kan doen. Het werk aan anderen zal je moeten delegeren. Hiervoor is het belangrijk dat je de sterktes in je team kent, maar ook hun werkdruk zodat je op de juiste manier kan delegeren."
Begin met het delegeren van eenvoudige opdrachten. De kans is groot dat ze moeiteloos worden uitgevoerd, waardoor alle partijen steeds vertrouwder raken met de situatie en de volgende taken in uw project ook vlotter opgepakt worden.
Geef je personeel de kans om deze fouten te herstellen. Los problemen niet zelf op, omdat je medewerker er anders niets van leert.
Als leidinggevende blijf je altijd eindverantwoordelijk voor het resultaat. Toch is de gedelegeerde taak nu een verantwoordelijkheid van je medewerker. Daarmee zet je een flinke stap naar achteren, en dat moet ook zo blijven. Trap niet in de valkuil door de taak meteen terug te nemen als je merkt dat die niet goed wordt uitgevoerd.
Delegeren kan niet zonder een uitbreiding van bevoegdheden. Je kunt niet van een medewerker verwachten dat hij een project succesvol afrondt zonder afdoende mogelijkheden om zelf te beslissen.
Het is het tegenovergestelde van loslaten en klinkt daardoor tegenstrijdig, maar bij delegeren hoort ook controleren. Je spreekt vooraf een bepaalde verwachting van het resultaat af, inclusief bijbehorende deadlines.
Flexibiliteit en drukbestendigheid
Als Project Manager zal je altijd Flexibel moeten blijven. Projecten kunnen uit de rails lopen. Succesvolle projectmanagers weten hoe ze zich kunnen aanpassen en het project weer op het juiste spoor te krijgen.
Veranderingen in scope of feedback die niet altijd zo positief als je graag had willen zien zal je flexibel moeten benaderen. Soms moet je gewoon terug naar de tekentafel. Het maakt niet uit hoe goed je plant, je zal onvermijdelijk wat chaos krijgen in een markt waarin veel druk staat met strakke deadlines en enorm hoge klantverwachtingen. Incasseringsvermogen en toch je positie houden geeft rust in het team en geeft ze de mogelijkheid hun werk zo goed mogelijk te doen.
Je zal steeds moeten werken op de “triangle of project management”. Meer info op onze blog: https://freelanceprojectmanager.be/iron-triangle-in-project-management/
Realistische planner
Het team kent hun eigen capaciteiten. Zij hebben de juiste inzichten over hun capaciteiten. Betrek hen bij het opmaken van een realistische planning. hoe productief je teamleden zijn. Daarmee kan je de capaciteit bepalen en weet je hoeveel tijd er nodig is voor klanten en interne projecten. Met een realistische planning schep je duidelijke verwachtingen voor klanten en stakeholders.
Financieel inzicht
Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor een succesvolle afronding van projecten. Goede kosten beheersing is een van de kpi’s waarop je stuurt. Zorg daarom dat je een goed financieel overzicht hebt van de projecten en leg dit vast. Wijzigen aan het financiële plan kan je via een change control aan uw stakeholders voorleggen.
Leiderschap tonen
Als projectmanager toon je leiderschap. Je neemt initiatief, maakt keuzes, neemt je verantwoordelijkheid en stelt het team in staat om hetzelfde te doen. Je staat open voor innovaties en onderzoekt nieuwe mogelijkheden voor jouw team. Leiderschap betekent niet dat je alles hoeft te weten; stel hulpvragen aan je omgeving, team of spar met andere projectleiders, zodat je samen tot nieuwe inzichten komt.
Dutch 
English